Проведение конференций

+



1 Определите цель конференции. Вы намерены научить навыку, донести информацию или повысить осведомленность участников? Наметьте задачи. Результатом такого анализа может стать перечень особых умений, которые вы собираетесь дать, определенные темы, необходимые для рассмотрения, или просто ощущение полного контроля над форумом.

2 Планируйте тщательно. Рассмотрите конференцию во всех ее подробностях. Если вам необходимо донести информацию, подумайте, что конкретно вы будете обсуждать. А когда речь идет о получении новых навыков, определите те виды деятельности, которые собираетесь включить в проведение конференций.
Организуйте и координирует. Возможно, вы захотите пригласить других экспертов для коротких выступлений - свяжитесь с ними заранее. Если вам нужны дополнительные средства и материалы, соберите их вовремя. Сообщите участников, если им нужна определенная подготовка к конференции.

3 прибудет на место довольно рано.
Установите оборудования до прихода участников. Если вы используете видеоматериалы или другие медиа, проверьте работоспособность вашей техники.
Расставьте стулья до начала мероприятия. В зависимости от особенностей конференции, вы можете поставить их по кругу, в ряд или у столов.
Распространите материалы. Если для конференции необходимы особые предметы, разложите их на столах или стульях, чтобы сэкономить немного времени для самого мероприятия. Приветствуйте участников по прибытию. Приехав на место заранее, вы можете спокойно завершить все приготовления, расслабиться и познакомиться с участниками лучше. Это поможет вам построить отношения еще до начала конференции.

4 Еще раз поздравьте всех и начните вступительную часть.
Представьтесь, объясните задачи конференции и попросите участников представиться в ответ. Ограничьте каждого несколькими вопросами. Например, участники могут назвать свое имя и цель своего прибытия на конференцию.

5 Создавайте возможности для взаимодействия.
Давайте информацию короткими блоками и позволяйте задавать вопросы. Для решения задач разделите участников на группы: пусть ответственный предоставит отчет от имени всей команды.

6 Устраивайте перерывы.
Небольшие паузы помогут разложить полученную информацию по полочкам. Составьте расписание и сообщите участников о продолжительности каждого перерыва. Это позволит им спланировать телефонные звонки и решения других персональных вопросов.

7 По завершении конференции попросите участников заполнить анкету.
Включите в нее вопросы, которые помогут вам оценить эффективность мероприятия. Спросите, каким образом конференция может быть улучшена в будущем.

8 Поддерживайте связь с участниками.
Спросите о результатах их работы через некоторое время после конференции. Иногда людям нужно время, чтобы проанализировать свои впечатления от мероприятия. Поддерживая связь через несколько дней или недель, вы сможете сделать важные открытия о проделанной работе.